Welke documenten moet ik bewaren en hoe lang?

Bewaartermijnen verschillen per soort brief

Er is geen wet die zegt dat u alle post van de overheid vijf jaar moet bewaren. Wat u het beste bewaart, hangt af van waarvoor u het document nodig kunt hebben. Sommige brieven zijn eenmalig van belang, andere kunt u jaren later nog nodig hebben om iets te bewijzen. Een besluit over een toeslag of uitkering bewaart u zolang de zaak nog kan terugkomen: bijvoorbeeld tot een terugvordering is afgehandeld, of tot de bezwaartermijn en een eventuele vervolgprocedure helemaal voorbij zijn.

Voor toeslagen geldt dat deze zijn gekoppeld aan uw huishouden: wie er samenwonen, wat het inkomen is, of er kinderen zijn. Verandert daar iets in, dan kan dat gevolgen hebben voor de toeslag, en kan er later worden teruggevorderd of nabetaald. Bewaar daarom besluiten over toeslagen, en de brieven waarin u een wijziging heeft doorgegeven, tot de zaak definitief is afgerond. Datzelfde geldt voor besluiten over uw inschrijving bij de gemeente: een bevestiging van een adreswijziging is handig te bewaren tot u zeker weet dat de inschrijving goed staat, zeker als u kort daarvoor bent verhuisd en uw post heeft laten doorsturen. Gaat het om een overlijden, dan is het verstandig de belangrijkste stukken te bewaren tot alles is afgehandeld; welke stappen daarbij horen en in welke volgorde, staat beschreven in het overzicht over wat u moet regelen na een overlijden.

Waar dit uit volgt: toeslagen en de basisregistratie

De Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen regelt dat toeslagen zijn gebaseerd op de situatie van het huishouden, en dat die situatie achteraf gecontroleerd kan worden. Zolang een toeslag nog kan worden herzien of teruggevorderd, is het zinvol om het besluit en de onderliggende gegevens te bewaren. De Wet basisregistratie personen regelt de registratie van adres en persoonsgegevens bij de gemeente; een bevestiging van inschrijving of adreswijziging is het bewijs dat deze registratie klopt, en dat bewaart u het beste tot er geen onduidelijkheid meer over kan bestaan.