Kort antwoord: soms wel, meestal beperkt. Overlijdt een medewerker, dan krijgt u als werkgever te maken met een paar praktische zaken: het loon stopzetten, de pensioenuitvoerder informeren en de administratie bijwerken. De meeste regelzaken na een overlijden — de gemeente, de bank, de verzekeraar, de erfbelasting — liggen bij de nabestaanden zelf, niet bij het bedrijf.
Dat onderscheid is belangrijk, want de twee trajecten lopen naast elkaar. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor wat er binnen de arbeidsrelatie geregeld moet worden. Alles wat met de nalatenschap, de woning of de administratie van de overledene zelf te maken heeft, is een zaak van de partner of de kinderen.
Wat er bij de werkgever terechtkomt
Bij overlijden van een medewerker eindigt de arbeidsovereenkomst automatisch. Juristen noemen dat 'eindigen van rechtswege': er is geen opzegging of ontslagprocedure nodig, de overeenkomst stopt door het overlijden zelf. Dat betekent voor de salarisadministratie dat het loon niet langer wordt doorbetaald, en dat er meestal nog wel een laatste uitbetaling volgt over de al gewerkte dagen en het opgebouwde vakantiegeld. Hoe dat precies wordt afgewikkeld, hangt af van de arbeidsovereenkomst en de cao die van toepassing is; raadpleeg daarvoor uw eigen arbeidsrechtelijk adviseur of de cao-tekst zelf.
Daarnaast informeert u meestal de pensioenuitvoerder waarbij de medewerker pensioen opbouwde. Veel pensioenregelingen kennen een nabestaandenpensioen, en de uitvoerder moet weten dat de deelnemer is overleden om dat in gang te zetten. De precieze meldingstermijn en de manier van melden verschillen per pensioenuitvoerder; die informatie staat op de website van de uitvoerder zelf.
Wanneer het verder gaat dan een gewone melding
Bij een directeur-grootaandeelhouder (een bestuurder die tegelijk (bijna) alle aandelen bezit) loopt de zakelijke kant vaak door elkaar met de privésituatie: aandelen, een rekening-courant met de eigen bv, of een lening tussen de bv en privé. Dat raakt niet alleen de nabestaanden maar ook de rechtspersoon zelf. Voor dat soort situaties is advies op maat nodig; een boekhouder, notaris of jurist kan beoordelen wat er in een specifiek geval geregeld moet worden.
Bij een medewerker zonder zo'n bijzondere constructie blijft de rol van de werkgever doorgaans beperkt tot de salarisadministratie en de pensioenmelding. De rest van het regelwerk — de erfenis, de woning, de bankrekeningen — speelt zich af buiten het bedrijf.
Wat er vanzelf gebeurt en wat niet
Sommige instanties krijgen bij een overlijden automatisch bericht, omdat gemeenten onderling gegevens uitwisselen via de basisregistratie personen (de landelijke registratie van waar iemand woont en wat zijn burgerlijke staat is). Andere partijen — banken, verzekeraars, abonnementen, de Belastingdienst voor de erfbelasting — moeten actief geïnformeerd worden door de nabestaanden. Dat onderscheid tussen 'vanzelf' en 'zelf regelen' gaat over de particuliere kant van een overlijden, niet over de werkgeversverplichtingen. Wie precies wil weten welke instanties in een concrete situatie vanzelf bericht krijgen, vindt een overzicht in de kennisbank met uitleg per instantie.
Als het om een naaste van een medewerker gaat
Overlijdt niet de medewerker zelf maar een naaste — een partner, ouder of kind — dan verandert er voor u als werkgever in de regel niets aan de arbeidsovereenkomst. Wel kan er recht op verlof ontstaan; hoe dat precies is geregeld, verschilt per cao en per arbeidsovereenkomst. De medewerker zelf staat dan voor het regelwerk dat bij een overlijden hoort, en kan daarbij gebruikmaken van een persoonlijk overzicht zoals in een paar vragen te zien wat er voor die situatie geregeld moet worden.
Hoe u dit voor uw bedrijf kunt nagaan
Omdat de precieze verplichtingen afhangen van de arbeidsovereenkomst, de cao en de pensioenregeling die bij uw bedrijf horen, is er geen algemeen antwoord dat voor elk bedrijf hetzelfde is. Een HR-adviseur, de pensioenuitvoerder of de cao-tekst geven uitsluitsel over wat in een specifieke situatie precies moet gebeuren en binnen welke termijn.
Voor de kant van de nabestaanden zelf — de partner, de kinderen, de erfgenamen — is de weg wel in kaart te brengen. Op nabestaandenia.nl leest u de meest gestelde vragen over wat er bij een overlijden geregeld moet worden, en kunt u nagaan waar de informatie op deze site vandaan komt.
Wilt u voor uzelf of voor iemand in uw omgeving zien welke stappen er na een overlijden concreet gelden? De gratis quick-scan van nabestaandenia.nl zet in een paar vragen op een rij welke stappen van toepassing zijn en in welke volgorde.