welk bewijs moet ik bewaren dat ik de brief heb verstuurd

Bewijs van verzending: verzendbewijs, track&trace en een kopie van de brief

Bewaar in ieder geval drie dingen: een kopie van de brief die je hebt verstuurd, het verzendbewijs van PostNL (of een andere vervoerder) en, als je hebt aangetekend verstuurd, de track&trace-code waarmee je kunt aantonen wanneer de brief is afgeleverd. Dat is het bewijs dat je op tijd hebt gereageerd, mocht een instantie later beweren dat er niets is binnengekomen of dat het te laat was.

Een kopie van de brief zelf is minstens zo belangrijk als het verzendbewijs. Bij een bezwaar of een verzoek aan een gemeente of uitkeringsinstantie telt niet alleen dat je iets hebt gestuurd, maar ook wat erin stond. Bewaar dus ook de bijlagen die je meestuurde, zoals kopieën van eerdere brieven of gegevens over je situatie. Print of bewaar een schermafbeelding van een online verzendbevestiging als je iets digitaal hebt ingediend. Hoe lang je dit soort bewijs moet bewaren en wat daarvoor in het algemeen geldt, staat beschreven bij welke documenten je moet bewaren en hoe lang. Twijfel je later of je brief goed is aangekomen en verwerkt, dan lees je bij hoe je kunt controleren of alles goed is verwerkt hoe je dat nagaat.

Waarom bewijs van verzending zo belangrijk is

Instanties die over je adres, inkomen of toeslag beslissen, werken met gegevens uit registraties zoals de basisregistratie personen en, bij toeslagen, met gegevens over je huishouden volgens de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen. Een fout in die gegevens, of een brief die zogenaamd niet is aangekomen, kan gevolgen hebben voor een lopende procedure. Zonder bewijs dat je iets hebt verstuurd, en wanneer, sta je in zo'n situatie met lege handen. Een verzendbewijs en een kopie van de inhoud zijn daarom de twee dingen die je achteraf altijd moet kunnen laten zien.