hoe onderteken ik een brief als het over iemand anders gaat die overleden is

U tekent als afhandelaar, niet als de overledene

U ondertekent nooit met de naam van de overleden persoon zelf. U zet uw eigen naam onder de brief, en u schrijft erbij in welke rol u dat doet: bijvoorbeeld als erfgenaam, als executeur (de persoon die door de overledene is aangewezen om de nalatenschap af te handelen), of als partner. Een instantie moet uit de brief kunnen opmaken wie er schrijft en waarom die persoon daar het recht toe heeft.

De gangbare vorm is: uw eigen naam, daaronder "namens de heer/mevrouw [naam overledene]" of "in verband met het overlijden van [naam]", en het BSN van de overledene erbij als de instantie daar om vraagt. Sommige instanties vragen om een bewijs dat u inderdaad erfgenaam of executeur bent, bijvoorbeeld een verklaring van erfrecht. Of dat nodig is, verschilt per instantie en per bedrag; wanneer een verklaring van erfrecht nodig is leest u apart. Twijfelt u welk bewijs een instantie precies wil zien bij de brief, dan staat dat overzicht bij welke documenten een instantie vraagt bij een wijziging.

Waarom de instantie een rol wil zien, niet alleen een naam

Dit volgt uit hoe instanties met persoonsgegevens en huishoudens omgaan. De basisregistratie personen (de registratie van adres en persoonsgegevens bij de gemeente) verwerkt gegevens van de overledene zelf; een ander kan daar niet zomaar namens hem in optreden zonder dat vastligt wie dat doet en met welk recht. Bij toeslagen speelt iets vergelijkbaars: de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen koppelt een toeslag aan een huishouden, en als dat huishouden door het overlijden wijzigt, moet de instantie kunnen vaststellen wie de wijziging namens de overledene of het huishouden doorgeeft. Vandaar dat een instantie niet alleen een handtekening wil, maar ook een rol en vaak een bewijsstuk. Gaat de brief over een adreswijziging waarbij zowel het oude als het nieuwe adres een rol spelen, dan is dat een aparte vraag die apart wordt uitgelegd bij oud en nieuw adres doorgeven aan instanties.