moet ik mijn identiteitsbewijs meesturen met de brief

Meestal is een kopie niet nodig, wel vaak een gegevensnummer

In de meeste gevallen hoeft er geen kopie van je identiteitsbewijs bij een brief aan een instantie. Een instantie moet je namelijk kunnen identificeren, maar dat gaat meestal met je naam, geboortedatum en adres, of met een nummer zoals je burgerservicenummer of het kenmerk dat op de brief van de instantie zelf staat. Een kopie van een paspoort of ID-kaart is vooral bedoeld voor situaties waarin iemand zich persoonlijk moet legitimeren, bijvoorbeeld bij een loket. Bij een schriftelijk bezwaar is dat meestal niet aan de orde.

Er zijn uitzonderingen. Sommige instanties vragen wel om een kopie, bijvoorbeeld als het gaat om een wijziging van gegevens in de basisregistratie personen, of als er twijfel is over wie de brief heeft gestuurd. Kijk in dat geval goed naar wat er precies gevraagd wordt: vaak is een kopie van alleen de voorkant genoeg, zonder BSN zichtbaar, of mag je bepaalde gegevens onleesbaar maken. Twijfel je welke documenten een instantie precies wil zien, dan lees je meer over welke bewijsstukken instanties meestal vragen. Is de brief niet van jou zelf, maar bijvoorbeeld van je partner die voor jou regelt, dan is het de moeite waard om te kijken hoe dat met een machtiging voor iemand anders werkt.

Waar dit uit volgt: identificatie versus legitimatie

De basisregistratie personen, geregeld in de Wet basisregistratie personen, gaat over de registratie van iemands adres en persoonsgegevens door de gemeente. Voor toeslagen geldt de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen, waarin staat dat toeslagen aan het huishouden hangen en dat de Belastingdienst gegevens over dat huishouden nodig heeft. Beide wetten regelen welke gegevens een instantie mag vragen om iemand te identificeren, maar geen van beide schrijft standaard een kopie van een identiteitsbewijs voor bij elke brief. Staat er in de brief van de instantie zelf een concreet verzoek om een kopie mee te sturen, dan is dat de instantie die om een specifiek bewijs vraagt, niet een algemene wettelijke plicht.